Назначение
Модуль предназначен для эффективного управления денежными потоками на основании договорных обязательств, заявок, принятых на поставку товаров, запланированных услуг, а также для контроля расхода денежных средств на основании утвержденных бюджетов.
Для решения описанных задач, некоторые компании до настоящего времени используют Excel и другие непрофильные программы, обладающие многими недостатками: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, дублирование вводимых данных и отсутствие каких-либо контролей. Специализированное программное обеспечение «Платежный календарь» свободно от подобных недостатков и имеет множество дополнительных преимуществ, что делает его все более популярным. Он представляет собой гораздо более мощный, понятный и удобный инструмент, который дает следующие возможности:
- прогнозировать и предотвращать «кассовые разрывы»;
- рационально расходовать средства, не превышая установленные лимиты, осуществлять бюджетный контроль оплат;
- управлять своевременной оплатой обязательств Компании;
- предоставлять реальную финансовую информацию в oнлайн-режиме;
- синхронизировать поступления и выплаты;
- максимально исключить человеческий фактор.
Функциональность
Базовый информационный поток для управления исходящими платежами – платежный календарь. Данные в платежном календаре записываются на основании реальных договорных условий и заявок на поставку товаров или услуг, оформленных в Системе. Такой подход исключает возможность повторной оплаты и позволяет увидеть и проанализировать финансовую нагрузку на любую дату. При необходимости обязательства об оплате можно перенести на другой день.
Также, возможна настройка двух- и более уровневого утверждения платежей, в отличие от базового функционала.
Например: казначей подготавливает набор платежей на оплату, финансовый директор утверждает или отклоняет платежи.
Утвержденные платежи могут быть загружены в систему «Клиент-банк» — данное событие воспринимается Системой как факт запланированной оплаты.
Загрузка данных из системы «Клиент-банк» выполняет двойную функцию: во-первых, загружаются входящие платежи, во-вторых, производится поиск ранее выгруженных исходящих платежей и в случае успеха выполняется автоматическое проведение с корректировкой суммы платежа, в случае обнаружения отличия.
В состав модуля входят банковские и кассовые документы, авансовый отчет, заявка на покупку-продажу валюты, заявка на оплату (документ необходим для оформления обязательств на оплату, по которым не будут формироваться взаиморасчеты. Например, оплата налогов или оплата процентов по кредиту).
Для упрощения ввода данных используется справочник «Финансовые операции». Использование данного справочника не требует дополнительного ввода статей движения денежных средств или счета учета.
Целевая аудитория
- Финансисты
- Бухгалтера
Эффективность внедрения
- Систематизация правил исполнения платежных обязательств исключает необходимость выполнения несвоевременных оплат.
- Целевое использование денежных средств приводит к сокращению «горящих» платежей.
- В любой момент времени известен график платежей, в том числе, сумма просроченных платежей.
- Исключается бумажный документооборот и утеря счетов.
- Уменьшается трудозатраты на обработку исходящих платежей при использовании обратной связи с клиент-банком.